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ClickDrive: como gerenciar, organizar e armazenar documentos

Conheça o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) da Clicksign, aprenda a realizar uploads unitários ou em lote, organizar pastas, utilizar o "Meu espaço" privado e gerenciar o ciclo de vida dos seus arquivos.

Neste artigo, você vai aprender a utilizar o ClickDrive, a ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) integrada diretamente à sua conta Clicksign.

Você verá como acessar a área "Arquivos", realizar uploads unitários e em lote, estruturar pastas, efetuar ações essenciais de organização (renomear, mover e excluir) e aproveitar a privacidade do "Meu espaço", garantindo que seus rascunhos e documentos sensíveis fiquem protegidos sob os padrões de segurança e compliance da plataforma.

Tópicos abordados neste artigo:

O que é ClickDrive?

O ClickDrive é a solução de gerenciamento eletrônico de documentos da Clicksign, acessível diretamente pela aba "Arquivos" no menu lateral.

Ele funciona como uma estrutura de repositórios digitais (workspaces) onde administradores e usuários autorizados podem centralizar arquivos de operação, criar estruturas de pastas e manter um "Meu espaço" (workspace pessoal exclusivo e privado) para guardar itens sem expô-los aos demais membros da conta.

💡Perfil de Acesso: Exclusivo para usuários com papel de Administrador da conta Clicksign. Usuários sem perfil administrativo têm o menu oculto e têm a rota bloqueada via backend caso tentem acesso direto por URL.

Para que serve o ClickDrive?

A funcionalidade foi pensada para proporcionar:

  • Centralização documental: Armazene arquivos de trabalho e documentos corporativos no mesmo ambiente onde você já gerencia assinaturas eletrônicas.
  • Privacidade granular ("Meu espaço"): Garante um espaço pessoal individual criado de forma automática, totalmente blindado do restante da organização.
  • Gestão do ciclo de vida: Permite subir, baixar, mover, renomear e excluir itens com segurança (lixeira reversível).
  • Eficiência de envio: Reduz o tempo gasto com uploads unitários ao oferecer envio simultâneo em massa (com suporte a conexões paralelas).

Como o ClickDrive pode facilitar sua rotina

Antes do ClickDrive, documentos operacionais, rascunhos ou anexos complementares que não pertenciam ao fluxo ativo de assinatura precisavam ser guardados em ferramentas externas ou computadores locais. Além disso, todos os arquivos ficavam concentrados em diretórios comuns, sem uma área individual e privada.

Exemplo prático:

Um administrador (quem administra a ferramenta na sua empresa) precisa centralizar minutas contratuais em revisão, certidões corporativas e comprovantes internos.

Com o ClickDrive ele:

  • Pode subir dezenas de comprovantes de uma só vez via Upload em massa.
  • Consegue organizar tudo em pastas com nomes padronizados, movendo ou renomeando itens quando necessário.
  • Pode usar o "Meu espaço" para armazenar rascunhos confidenciais de trabalho em andamento, tendo a certeza de que nenhum outro administrador ou colaborador terá acesso a eles.

Na prática, como usar? (Passo a passo)

Visão Administrador (quem administra a ferramenta)
1. Como acessar a área Arquivos e retornar à Clicksign
  • Faça login na sua conta Clicksign.
  • No menu lateral esquerdo, clique no item "Arquivos".
  • O ClickDrive será carregado de forma integrada. Quando quiser retornar ao fluxo padrão de assinaturas, basta clicar no botão de retorno à Clicksign presente na interface.
2. Utilizando o "Meu espaço" (Workspace Pessoal Privado)
  • Na navegação lateral do ClickDrive, observe que o primeiro item exibido é o "Meu espaço", identificado visualmente como privado.
    (Inserir print da navegação lateral evidenciando o item "Meu espaço" com ícone de privacidade)
  • Ao acessar a área pela primeira vez, o seu espaço pessoal é provisionado de maneira automática.
  • Todo arquivo ou pasta adicionado no "Meu espaço" só pode ser listado, buscado, baixado ou alterado por você. Nem mesmo outros administradores da conta têm visibilidade sobre o conteúdo.
3. Realizando Upload de Arquivos (Unitário e em Massa)
  • Acesse o workspace ou a pasta de destino onde deseja armazenar os documentos.
  • Clique no botão "Novo" > "Upload de arquivos" ou arraste os documentos diretamente do seu computador para o corpo da página (drag and drop).
  • Selecione um ou vários arquivos locais simultaneamente:
    • O limite máximo permitido é de 100 MB por arquivo.
  • Acompanhe a barra de progresso individual. Ao concluir, os arquivos ficarão disponíveis na listagem da pasta atual.
4. Criando e Organizando Pastas
  • Clique no botão "Novo" > "Nova pasta".
  • Digite o nome desejado no campo exibido e confirme a criação.
  • Para abrir uma pasta, clique duas vezes sobre ela ou selecione o item na árvore de navegação.
5. Renomeando Arquivos e Pastas
  • Localize o arquivo ou pasta que deseja ajustar.
  • Clique no menu de contexto (ícone de três pontos ... ao lado do item) e selecione "Renomear".
  • No modal que se abrirá, digite o novo nome pretendido e clique em salvar.

💡Nota: Não é permitido atribuir um nome idêntico ao de outro arquivo ou pasta já existente no mesmo diretório.

6. Movendo Arquivos e Pastas
  • No menu de contexto (...) do item, selecione a opção "Mover".
  • Escolha a pasta de destino na árvore estrutural exibida.
  • Confirme a movimentação. O item será transferido imediatamente para o novo local.
7. Excluindo, Restaurando e Excluindo em Definitivo
  • Enviar para a Lixeira: No menu de contexto (...), clique em "Excluir". O arquivo ou pasta será movido para a Lixeira do workspace correspondente.
  • Restaurar item: Acesse a Lixeira na navegação lateral, localize o item desejado, abra o menu de contexto e clique em "Restaurar". O item retornará à sua pasta de origem.
  • Exclusão Definitiva: Para apagar permanentemente e liberar espaço no seu plano, acesse a Lixeira, clique no menu de contexto do item e selecione "Excluir definitivamente" (pastas só podem ser excluídas definitivamente se estiverem vazias).
8. Baixando Arquivos
  • Localize o documento desejado na listagem.
  • No menu de contexto (...), clique em "Baixar" (Download unitário).
  • O download será iniciado diretamente no seu navegador.

Acesso condicionado à liberação da funcionalidade (feature flag ativa) para a conta.

Condições de acesso:

  • Documentos do fluxo de assinatura: Os documentos em processo ou já assinados na Clicksign não são exibidos na área "Arquivos". O ClickDrive gerencia exclusivamente os novos documentos enviados diretamente a ele.
  • Sem envio para assinatura direto do drive: Nesta versão, ainda não é possível iniciar um processo de assinatura selecionando diretamente um documento guardado no ClickDrive.
  • Privacidade rigorosa no "Meu espaço": O conteúdo do "Meu espaço" é individual e intransferível. Buscas globais, filtros e links diretos de arquivos do seu espaço só funcionam para você. Caso outro usuário tente acessar o link de um arquivo pessoal seu, o sistema bloqueará a requisição sem sequer confirmar que o item existe.
  • Contagem de espaço e limites: Os arquivos guardados no "Meu espaço" consom normalmente o saldo de arquivos do plano contratado para a conta (limite do tier do ClickDrive). Caso o limite seja atingido, os uploads serão pausados até que ocorra um upgrade ou a limpeza de itens desnecessários.
  • Unicidade de nomes por pasta: O sistema impede a existência de dois arquivos ou duas pastas com o mesmo nome dentro do mesmo diretório (retornando aviso de conflito para que um novo nome seja digitado).
  • Limite de tamanho por arquivo: O upload em massa e individual suporta arquivos de até 100 MB cada.
  • Operações unitárias: As ações de renomear, mover, excluir e baixar são realizadas item a item (seleção múltipla/operações em lote não estão disponíveis nesta versão).