Como posicionar campos no PDF antes de enviar o documento para assinatura

Neste artigo você vai aprender a marcar, dentro do próprio PDF, onde cada pessoa assina e onde ela preenche informações como nome completo, CPF, e-mail ou data, entre o.

Isso deixa o envio mais rápido e ajuda a manter o documento com a aparência que a sua operação precisa.

O posicionamento de campos no PDF é o recurso que permite escolher, com o documento aberto na tela, o ponto exato em que cada campo vai aparecer: assinatura, rubrica, data da assinatura e informações do signatário.

Você arrasta o campo até o lugar desejado, define quem é o responsável por ele e, se quiser, adiciona uma “etiqueta” e uma dica de ajuda para orientar quem vai preencher.

Exemplo prático: em um contrato de locação com locador, locatário e duas testemunhas, você posiciona a assinatura de cada pessoa na linha correspondente, coloca o CPF logo abaixo de cada nome e pede a data da assinatura no fim do documento. O signatário abre o arquivo e só precisa seguir os campos indicados.

• Menos documentos assinados no lugar errado.
• Menos dúvidas do signatário e menos contatos no suporte.
• Documento final organizado, com as informações no lugar previsto.
• Envio mais rápido, porque a montagem acontece no próprio documento.

Use este recurso quando o lugar da assinatura ou da informação importa para o seu documento. Por exemplo:

• Contratos com várias assinaturas e testemunhas.
• Documentos com campos de qualificação (nome completo, CPF, CNPJ, endereço).
• Termos em que a rubrica deve constar em todas as páginas.
• Documentos em que a data da assinatura precisa aparecer em um ponto específico.
• Envios com vários documentos, em que cada arquivo tem a sua própria organização.

Como usar o Posicionamento de Campos no PDF? (Passo a passo)

Visão do operador

Este é o caminho de quem monta e envia o documento:

1. Crie o envio como você já faz e adicione o documento em PDF.
2. Cadastre os signatários, informando nome e forma de assinatura de cada um.
3. Assinale “Posicionar campos no documento” na parte de configurações.
4. Avance para a etapa de posicionamento. O documento aparece na tela, com a lista de campos disponíveis ao lado.
5. Escolha o signatário e arraste para o documento o campo que ele deve preencher.
6. Ajuste o campo: mova e confirme que ele está sobre a área correta do texto.
7. Preencha a etiqueta (o nome que aparece no campo) e, se ajudar, escreva uma dica de ajuda. Marque como obrigatório o que não pode ficar em branco.
8. Repita para os demais signatários, páginas e documentos do envio.
9. Revise o documento inteiro, do início ao fim, e envie para assinatura.

💡Dica: campos que se repetem, como rubrica em todas as páginas, podem ser replicados em vez de criados um por um. Você também pode duplicar, mover e excluir campos enquanto monta o documento.

Visão do signatário

É assim que a pessoa recebe e conclui o documento:

1. O signatário recebe o link e abre o documento.
2. Visualiza os campos destacados onde deve preencher ou assinar.
3. Preenche as informações solicitadas, orientado pela etiqueta e pela dica de ajuda.
4. Revisa e confirma seus dados pessoais.
5. Realiza a autenticação definida pelo remetente (ex: Token, Pix, Reconhecimento Facial) e assina.
6. O documento assinado fica disponível com as informações nos lugares definidos por você.

Visão do administrador

O administrador não precisa de nenhuma configuração extra para que a equipe use o recurso. O que cabe a ele é acompanhar a adoção e orientar o padrão de uso dentro da empresa.

1. Confirme que a conta está em um plano com o recurso disponível.
2. Combine com o time um padrão de etiquetas e dicas de ajuda, para que os documentos saiam iguais.
3. Compartilhe este artigo com quem monta envios no dia a dia.