Como utilizar a integração entre HubSpot e Clicksign?

Neste artigo, você vai aprender como utilizar a integração entre HubSpot e Clicksign para enviar documentos para assinatura digital, acompanhar o status das assinaturas e acessar documentos finalizados de forma nativa, ou seja, sem sair do CRM.

Essa integração traz mais agilidade para os times comerciais, reduz tarefas manuais e centraliza todo o processo de assinatura, resolvendo problemas comuns como o retrabalho no envio de contratos e a necessidade de ficar alternando entre sistemas

Antes de começar, certifique-se de que você possui:

• Uma conta ativa na Clicksign com a funcionalidade de API habilitada.
• Uma conta no HubSpot com permissão de administrador (necessária para a instalação inicial de aplicativos).

Como ativar integração entre Clicksign e Hubspot (passo a passo):

Etapa 1: crie sua conta na Clicksign

1. Acesse a Clicksign e clique em Criar conta.
2. Preencha seus dados para realizar o cadastro.
3. Confirme seu e-mail, caso seja solicitado.
4. Acesse sua conta utilizando o e-mail e a senha cadastrados.
5. Escolha o plano que melhor atende às suas necessidades.
6. Pronto! Após a escolha do plano, sua conta estará preparada para você começar a utilizar a Clicksign.

Etapa 2: instale o app da Clicksign no HubSpot

Acesse o link do pacote de instalação do app da Clicksign para HubSpot.

1. No HubSpot, confirme que deseja instalar o aplicativo.
2. Após a instalação, a página da Clicksign será exibida para iniciar a conexão entre as contas.
3. Selecione a conta Clicksign que deseja conectar ao HubSpot.
4. Na tela de autorização OAuth2, faça login na Clicksign com as credenciais da conta selecionada.
5. Autorize a conexão entre a Clicksign e o HubSpot.
6. Após a autorização, você será redirecionado automaticamente para o HubSpot com a integração conectada.

Etapa 3: crie um modelo de documento na Clicksign

1. Acesse sua conta Clicksign e, no menu da plataforma, acesse a área de Modelos.
2. Clique na opção para criar um novo modelo.
3. Adicione o documento que será utilizado como base para os envios.
4. Defina um nome para o modelo, facilitando sua identificação posteriormente no HubSpot.
5. No documento, configure os campos que deverão ser preenchidos a cada envio, posicionando-os nos locais correspondentes.
6. Configure as demais informações necessárias para o modelo e salve.
7. Após a criação, verifique se o modelo está disponível na mesma conta Clicksign conectada ao HubSpot.

Etapa 4: configure o modelo no HubSpot e defina os signatários

Depois de criar o modelo na Clicksign, é necessário configurá-lo no HubSpot. Nesta etapa, você vincula o modelo ao objeto do HubSpot e define quem participará da assinatura do documento.

1. No HubSpot, acesse Aplicativos conectados e selecione o aplicativo da Clicksign.
2. Acesse Configurações e, em seguida, a aba Configurações de Modelos.
3. Em Selecionar modelo Clicksign, escolha o modelo que deseja utilizar.
4. Em Objeto HubSpot, selecione o objeto ao qual o modelo será associado, como Tickets, e clique em Salvar.
5. Acesse a aba Signatários e clique em Adicionar novo signatário.
6. Configure as informações do signatário:
• Signatário: selecione de onde serão obtidos os dados da pessoa que assinará o documento.
• Tipo/Papel: defina a participação do signatário no documento, como Assinar.
• Tipo de envio: escolha como o signatário receberá a solicitação de assinatura.
• Autenticação: selecione o método utilizado para autenticar o signatário.
• Ordenação: defina a ordem de assinatura, quando houver mais de um signatário.
7. Clique em Adicionar signatário para concluir.
8. Caso o documento tenha mais participantes, repita o processo em Adicionar novo signatário.

Etapa 5: exiba o App Card da Clicksign no registro

1. No HubSpot, acesse o aplicativo da Clicksign e selecione a aba Cartões de aplicativo.
2. No card da Clicksign, clique em Gerenciar locais.
3. Selecione o tipo de registro em que deseja disponibilizar o card: Empresas, Negócios ou Tickets.
4. Em Página de registro, marque a opção Clicksign para habilitar a exibição do card na barra lateral direita.
5. Clique em Salvar.
6. Repita a configuração para outros tipos de registro, caso queira disponibilizar a Clicksign em mais de um local.

Após salvar, o card da Clicksign ficará disponível no tipo de registro configurado. Por exemplo, ao habilitá-lo para Tickets, será possível acessar um ticket e utilizar o card para selecionar um modelo da Clicksign, informar o nome do documento e realizar o envio diretamente pelo HubSpot.

Etapa 6: envie o documento

Envio manual pelo App Card

Use quando o envio depende de uma decisão da pessoa que está atendendo o cliente.

1. Abra o negócio, ticket ou registro no HubSpot.
2. Localize o App Card da Clicksign na barra lateral.
3. Selecione um dos modelos de documento disponíveis.
4. Informe o nome do documento.
5. Confira os signatários apresentados e clique em Enviar.

O documento é criado e encaminhado para assinatura automaticamente.

Envio automatizado por workflow

Use quando o envio deve acontecer sempre que um negócio atender a um critério definido.

1. No HubSpot, acesse Automação > Workflows.
2. Crie um novo fluxo ou edite um fluxo existente.
3. Defina o gatilho da automação — por exemplo, mover um negócio para a etapa "Contrato".
4. Adicione a ação da Clicksign para criar e enviar o documento.
5. Selecione o modelo que será utilizado e confirme os signatários.
6. Ative o workflow.

A partir daí, o envio ocorre sem necessidade de ação manual da equipe.

Etapa 7: acompanhe o documento pela linha do tempo

Não é preciso sair do HubSpot para saber se o cliente já assinou. Todas as atualizações são registradas no histórico de atividades do próprio card, com os status:

• Documento enviado
• Visualizado
• Assinado
• Finalizado

Quando todas as assinaturas são concluídas, você pode:

1. Acessar o registro relacionado ao cliente no HubSpot.
2. Localizar a atividade da Clicksign no histórico.
3. Abrir o documento finalizado e fazer o download do arquivo assinado.